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社員旅行のお知らせは「案内状」で!基本の書き方から文例まで解説!

社員旅行の案内メール
社員旅行にまつわる幹事さんのお仕事について連載でお送りしている「幹事の便利帳」。
今回は「社員旅行の案内状の書き方」についてお送りします。

「社員旅行に行きたくないって人が多い…」
「参加意欲が掻き立てられる案内状って?」
「そもそも社員旅行の案内状って何よ!?」

などなど、社員旅行が決まっても幹事さんの悩みは尽きません…。
具体的な記入例もふまえて、社員旅行の案内状の基本を詳しくご紹介していきます。

■もくじ
出す意味ある?社員旅行の案内状とは?
社員旅行の案内状作り方の基本
社員旅行の案内状作成例
社員旅行「案内状」作り方のポイントまとめ


出す意味ある?社員旅行の案内状とは?

ようやく決まった社員旅行日程について、社員皆さんにお知らせをする必要があります。
社員旅行の案内状とは、要するに「この日に社員旅行でどこに行くから、みんな参加してね!」というお知らせ。
できるだけ簡潔に、どこに行くのか、何ができるのか、参加費はいくらなのかを詳しく書いてあげましょう!

口頭で伝えるよりも、形に残る「案内状」を作っておけば、伝達の漏れも無いというメリットもあります。

幹事として無事に社員旅行を成功させるために、より多くの参加者を集めたいですよね。
そのためには「案内状」を出すことが重要なカギを握ることとなります。

ひとりでも多くの参加者を得るためにも、コストパフォーマンスの高い案内状で、社員旅行の魅力をお知らせしましょう。

社員旅行の案内状作り方の基本

■ 案内状には何を書けばいい?

社員旅行はあくまでも社内行事ですが、案内状はあまり堅苦しくないイメージで作成するのがオススメ!
「参加したらこんなに楽しいことが待っているよ」
くらいのスタンスであれば、参加してみようかな?との印象を与えることができます。

★案内状に書くべき項目はこちら↓↓

  • 日時
  • 行き先・プラン
  • (泊まりの場合)宿泊先
  • (個人負担があれば)参加費
  • 集合場所と時間
  • 参加有無を問う質問


■ 社員旅行の案内はメール?紙?

社員旅行の案内状を作るにあたって、考えなければならないのはメールにするか、紙に印刷して社内に掲示するか、ということ。

紙の掲示で社員旅行をお知らせする場合は、案内状の前を素通りされないために、ある程度目を惹くデザインをする必要がありますね。
回覧の場合も同様に、手元に案内が来た時に記憶に残るような見た目にしないとスルーされてしまうので注意です!

紙で作る場合にオススメしたいのが、Microsoft Office テンプレート
ワードやエクセル、パワーポイントで作れるポスターのテンプレートが無料で利用できます。
レイアウトやデザインが苦手な幹事さんでもきれいに作れるので、ぜひ使ってみてください!

社員旅行の案内メールを送る

社員旅行アンケートをメールで送ってレスポンスがあったのであれば、メールでの案内状の方が手間がかからないのでおすすめです。
ただし、こちらもスルーされる可能性はあるので、件名を目立たせる工夫が出来ればいいでしょう。
件名には「かっこ【】」や、「※」「★」「要返信!」などを入れてみましょう!

▼ 関連コンテンツ
≫社員旅行の準備!社内アンケートの作り方


■ 社員旅行の日程が長い場合は「日程表」もおすすめ

2泊3日以上で、多くの観光地を巡るような社員旅行の場合は、日程表(旅程表)を用意するのもおすすめです。

具体的な時間や観光地の情報、付近の立ち寄りスポットなどを紹介すれば、旅行のイメージがしやすいので参加率アップにもつながるでしょう。
案内状メールだけだと、どうしても無機質になりがちなので、観光地の外観などの画像を張り付けてポップに仕上げるのも見やすくておすすめですよ。

★日程表に書くべき項目はこちら↓↓

  • 各日の出発時間
  • 立ち寄り先の観光地
  • 各地発着時間(滞在時間)


■ 案内状はいつまでに出せばいい?

案内状は、出発日の1ヶ月前には出すようにしましょう。
社員旅行のお知らせをしてすぐに社員のみんなが出欠の返答をしてくれるかというと、なかなかそうもいきません。

案内状を出してから1週間後ぐらいに返答の期限を設けるのがおすすめです。

社員旅行の日程によっては、1ヵ月前の案内状送付や、1週間前の出欠確認が難しい場合もありますね。
その場合は、旅行会社に人数最終確定の期限を聞いて、その日から1週間前くらいを目安に出欠確認をすると良いでしょう。

▼ 関連コンテンツ
≫社員旅行の出欠確認とバスの座席、部屋割りのやり方


社員旅行の案内状作成例

社員旅行の案内をメールで送る場合の文例をご紹介。

件名:【〇月〇日:社内旅行のお知らせ】※ご返信ください
皆様にはお元気で業務に励まれていることと存じます。
さて、毎年恒例の社内旅行が下記のとおりに決定しましたのでお知らせします。

今年は特に女性社員からのリクエストが多かった「秋の味覚とレジャーを存分に満喫することのできるプラン」となりました。

一度は体験したい定番観光地を、めいっぱい楽しめるような社員旅行です!
日ごろ、全力で業務にあたる社員皆さんの疲れを癒し、社員相互の親睦を多いに図っていただければと思います。

今回は「はとバスツアー」といった楽しいオプションも用意しています!多くの皆様のご参加をお待ちしてます!

1. 日時:11月22日(火)~24日(木)2泊3日
2. 行き先:東京都~神奈川県
六本木ヒルズ、国立新美術館、歌舞伎座、横浜中華街(※各施設HPのURLを記載)
★詳細は(別紙、または添付した)日程表をご参照ください★

3. 宿泊先:浅草ビューホテル(TEL:00-0000-0000)(HP:http://~)
4. 参加費:OOOO円
5. 集合場所と時間:本社前駐車場に午前〇時に集合(〇時出発)

参加される方は本メールにご返信のうえ、参加費を添えてX月X日までに各所属長までご持参ください。
つきましては各課の所属長は参加予定者と参加費を取りまとめて、〇月〇日まで幹事△△までお持ちくださいますようお願いいたします。

尚、ご参加いただける方には後日、幹事より旅程詳細についてしおりもしくはメールを送付致しますので、ご確認の程宜しくお願い致します。
この他、社員旅行に関しての質問など何でも構いませんので、お気軽に幹事までご連絡くださいませ。
みなさまのご参加を心よりお待ちしております!

幹事:△△ (総務部 内線XXX-XXXX/MAIL:oo@ooo.co.jp)

社員旅行日程表作成例

11/22(火) ○○本社駐車場(8:20)⇒ 〇〇空港(10:20発)⇒ 羽田空港(11:50着)⇒(バス移動)⇒ 六本木ヒルズ(12:30~14:00)自由昼食、見学 ⇒ 国立新美術館(14:00~15:00)見学 ⇒ 歌舞伎座(16:00~20:00)観劇、夕食 ⇒ 浅草ビューホテル(20:30)
11/23(水) 一日自由行動日(はとバスツアー参加者は浅草ビューホテル9:00発)
浅草ビューホテル(17:00集合)⇒ 屋形船で宴会(17:30~19:30)⇒ 浅草ビューホテル(20:00~)
11/24(木) 浅草ビューホテル(8:30発)⇒ 横浜中華街(10:00~14:30) 観光&自由昼食 ⇒ 羽田空港(16:05発)⇒ 〇〇空港(17:25着)⇒ 本社駐車場(19:00着)
東京には何があるかな?おすすめ情報
【六本木ヒルズ】
ショップやレストランのほか、展望台もあるので時間が足りないほど見どころ満載です。
海抜250メートルの屋内展望回廊と海抜270メートルのオープンエアの屋上「スカイデッキ」があり、東京タワーやスカイツリーはもちろん、天気が良い時は富士山までもが一望できます!

お隣は「テレビ朝日の本社」で、一階部分は放送中の番組を体験できるブースやお土産どころも併設されています。
ぜひ足を延ばしてみてください!

【国立新美術館】
企画展で楽しませてくれる美術館で、社員旅行時は「ダリ展」が開催されています。
カフェやレストランも併設されており、ここでしか購入できないアイテムを取りそろえたミュージアムショップも魅力的です。
【横浜中華街】
中華料理店が220店舗以上軒を連ねる中華街はどれを食べたらいいのか迷ってしまうほどの品揃えです。
お得なランチメニューとしてバイキングコースを用意したお店も多いので、中華街で配布されているマップを必ずゲットして、お気に入りのお店を探してみてください。
お土産品の定番「月餅」は要チェック!


社員旅行「案内状」作り方のポイントまとめ

  • 必要事項は簡潔に!
  • メールの場合は件名を目立たせる!
  • 旅行先の詳細で、行きたい!という気持ちを惹き立てる
  • 出発日の1か月前にはお知らせをする
  • 返信期限を設ける

宿泊先や立ち寄りスポットのパンフレットがあれば、案内状とともに掲示板に吊り下げておいたり、各課に配布するなどして興味を持ってもらえるように工夫するのも集客に効果がありますよ♪

また案内状自体に各施設のホームページURLを記載しておくのもおすすめです。
ひとりでも多くの社員旅行への参加が見込めるように、丁寧に案内状を作成してみましょう!

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