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社員旅行の幹事になったら?まずは全体の流れを把握!

社員旅行幹事
社員旅行の幹事さん、お疲れ様です!
自ら名乗り出た!という勇ましい方もいらっしゃるかもしれませんが、幹事に任命されると、「どうしよう…何から手をつければいいのやら…」と迷ってしまう方も少なくないとか。

迷っている暇はありません!社員旅行は、計画から旅行会社とのやりとり、当日までやることが盛りだくさんです。
でも、ポイントだけおさえてやるべきことを把握しておけば、初めての幹事さんでもきちんと社員旅行を作り上げることができますよ!

「社員旅行net」では、幹事になられた皆さんと一緒に具体的に何をすればいいのか?などを一から学んでいきます。
まずは幹事としての大まかな流れを確認していきます。
デキる幹事を目指してがんばりましょう!

■幹事のお仕事一覧
1. 社内アンケートを活用しよう
2. 旅行日程をプランニング
3. 旅行会社へ社員旅行見積もりを依頼
4. 案内状を配布して社内にお知らせ
5. 出欠確認が済んだら席順や部屋割りを決める
6. 社員旅行のメイン?宴会の準備・企画
7. 旅行当日の幹事の心得
8. 旅行後は報告書を作成


幹事の仕事は湯水の如し!?社員旅行幹事のお仕事はコレだ!

では具体的に何から取り組めばいいか?幹事とはどんなものか?
当初はまったく見当がつかない、なんてことも珍しくありません。

社員旅行とは本来、「社員同士の日ごろの慰労を兼ねて親睦を深める」というのが目的のもの。
ゆっくりと旅を満喫しながら日ごろの疲れを癒しつつ、今後の業績アップを図るため、一致団結しよう!といきたいものですね。

幹事としての責務を果たせば、皆の信頼を得てキャリアアップ間違いなし!なんて会社もあるそう。
まず最初に、昨年の幹事さんを捕まえて情報収集からまいりましょう。

社内アンケート

1.旅行先の決定・プラン企画のために社内アンケートを活用しよう!

まずは「目的地をどこに設定するか?」「日程はいつにするか?」ということを決めましょう。ここで有効なのが「社内アンケート」です。

社内アンケートでは会社内の上下関係に関わらず、皆が行きたい!ぜひ参加したい!と思える場所を選定する際に有効に活かすことができます。

前年度の幹事さんに、昨年実施したアンケート結果などがあれば見せてもらいましょう。
昨年は実行できなかったけれど、今年に繰り越せる事案も残っているかもしれませんので、今年のアンケートの参考にできます。
この際に、ぜひ宴会で実施したい企画なども募集しておきましょう。

また旅行代金に個人負担が発生する場合、どのくらいの予算が望ましいかも選択肢を設けておくと、のちのち安心です。

≫社員旅行の準備!社内アンケートの作り方

2.アンケートの結果をもとに、旅行日程をプランニングしましょう

社内アンケートの結果を経て無事に旅行先を決めることができたら、ここからが本番です。
日程ごとに何を行うのか、具体的に計画していくことになります。
ここで登場するのが「旅行会社」です。

先ほどのアンケートをもとに旅行先の候補や日程、一人当たりの予算額などを旅行会社側に伝えて、具体的なプランを作成していくことになります。
社員皆が満足する旅行にするため、要望を知り尽くしている幹事さんが、旅行会社の担当者になんでも相談していきましょう!

≫社員旅行の行き先はどう決める?社会人が選ぶ行き先ランキング

3.予算をもとに旅行会社へ社員旅行見積もりを依頼します

旅行会社に具体的な内容を提案してもらったら、やはり気になるのが「予算」の問題です。

旅行プランは充実させたいが、会社から提示されている予算内、もしくは個人負担になる費用を予め設定し、納めることも幹事としての重要な責務…!
ある程度の旅行プランが決まったら、その時点での見積もりを取りましょう。

≫社員旅行の予算は3万円以下が人気。みんなの予算と日程を徹底調査!

できれば複数社からプランを作成してもらい、それに合わせた見積もりをもらえることがベストです。
社員旅行net」では、予算や行き先の候補など大まかな内容を入力するだけで、複数社の旅行プランと見積りを取ることが可能です。

社員旅行ネットなら…
プラン相談・見積もり無料!
行き先に迷っていても相談OK!
全国100社以上の旅行会社が対応!

予算内で実現可能なプランを作ってもらい、旅行会社の比較をしてみましょう。
気になるプランがあれば追加の質問や要望を伝えて、最適な社員旅行プランに仕上げていきましょうね!

社員旅行一括見積

4.社員旅行を社内にお知らせ!案内状を配布しましょう。

旅行プランが決まれば、旅行内容を社員にお知らせするための案内状を作成します。

案内状には旅行日時と行き先などの詳細な内容、集合時間や場所、会費などを記載します。
もし旅行先が詳しく掲載されているパンフレットなどが用意できれば一緒に配布しましょう。
参加する意欲を高めることができます。
出来るだけ多くの参加者を見込めるように、案内状の内容も好奇心が掻き立てられる、魅力的な内容に仕上げていきましょう。

≫社員旅行が決まったら「案内状」を出そう!基本の書き方から文例まで解説!

社員旅行の日程

5.出欠確認が済んだら席順や部屋割りを決めていきます。

案内状の配布が済んだら、締め切りまでに参加者の出欠をとります。
参加に腰の重い人もいるかもしれませんが、せっかくあなたが苦労して企画した社員旅行です。なんとか参加へと促したいですね!

出席者が確定し次第、旅行会社へと連絡し、当日に向けてバスの席順やホテルの部屋割りを決めていきます。
この際、喫煙やアレルギーの有無なども考慮して決めていきましょう。

また日程中に実施予定のイベントがあれば、その担当者を決定し、打ち合わせや準備を開始しましょう。
出発前までに必要なものの手配と運搬も含めて確認するようにします。

≫社員旅行の出欠確認とバスの座席、部屋割りのやり方

部屋割りやバスの座席など、旅行中の細かな決め事が完了したら、参加する社員に「旅のしおり」を配ってスケジュールの共有をするのもオススメです。

≫忙しい幹事さん向け!社員旅行の「旅のしおり」作り方

6.社員旅行のメインイベント?!宴会の式次第を準備・企画

社員旅行といえば付き物なのが「夜の宴」、そう宴会です!

いつもは交流のない部署同士でも宴会の席でならば腹を割って、より親睦を深めることもできます。
楽しい宴となるように、宴会内容を企画していきましょう。上司への乾杯の音頭の依頼、また参加者の中から余興担当などを数名指名し、協力してもらいます。
司会進行役は幹事であるご自身がされても構いませんが、部署に得意な方がいればぜひお願いしましょう。

宴会はアルコールも手伝って、どうしてもより羽目を外してしまいがちに。
一躍スターに躍り出る人もいれば、昨日までの地位が揺らぐほどの結果を残す人も…過度な演出は控えつつ、アクシデントを楽しめるくらいの余裕ある内容で準備していきましょう。

≫社員旅行のメイン?宴会の司会方法

7.いよいよ旅行当日!旅行中の幹事としての心得とは?

いよいよ待ちに待った旅行当日です。幹事としての本当の力量が問われることとなりますね…!

旅行には添乗員が付く場合もありますが、幹事であるあなた一人では到底まかないきれるものではありません。
手が足りない場合は後輩や同僚に積極的に協力をお願いしましょう。

また旅行中は幹事として皆の前で挨拶をする機会が何度もあります。
話す内容はもちろん、服装も幹事としての立場をわきまえたものにするよう事前に準備しておきましょうね。

≫社員旅行当日の幹事の仕事は?バスレクや当日の挨拶方法

8.お疲れ様でした!旅行後は報告書を作成!

幹事としての社員旅行はいかがでしたか?
全日程が滞りなく済んだら一安心、まだ幹事としての仕事が残っています。まずは旅行経費の清算から。

経費清算後は収支報告書を作成し、請求書、領収書とともに会社の責任者に提出していきます。
社員旅行の経費について、明確にルールが定められているものも存在します。
分からない部分は逐一、確認しながら作成していきましょう。

≫旅行後もまだ気が抜けない!社員旅行の報告書は必要?

目指せ!理想の社員旅行!わからないことはプロの旅行会社に相談を!

幹事の仕事
社員旅行にまつわる「幹事」としての役割をざっと説明してきました。
幹事としての雄姿を見せられれば、一躍、皆から頼りにされる存在になること、間違いなし…!?

もちろん、社員旅行内容やプランについてわからないことは旅行会社にどんどん相談をしてOK!
幹事さん1人だけではなく、パートナーである旅行会社スタッフや、会社のみんなに助けを求めながら、よりよい社員旅行を作り上げていきましょうね。

≫社員旅行を盛り上げる幹事のコツ
≫社員旅行のプラン相談・見積もりがとれる旅行会社一覧

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