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新年会はいつまでにやるべき?2017年新年会予約のQ&A

新年会
年の瀬ももうすぐ。年内に片付けなきゃいけない仕事が…なんて焦り始める時季でもありますね。
そこでもう1つ、年内にやっておかなければならないことをお伝えします。
「新年会の準備」です。

2017年の仕事始めを気持ちよく迎えるためにも、新年会の準備は年内に済ませておきたいものです。
新年会はいつまでやるの?予約ってどうしたらいい?

新年会幹事さん向けに、新年会にまつわるQAをご紹介!

■もくじ
新年会って、いつまでにやるべき?
新年会の予約はいつまでに取ればいいの?
注意!新年会ネット予約の落とし穴
宴会予約のトラブルで一番多いのが「キャンセル料の請求」
新年会をスムーズに予約するためのQ&A

新年会って、いつまでにやるべき?

ズバリ!新年会はいつまでにやるべきか?
その答えを探っていくと…導き出された答えは…

「1月中がベスト」

なのではないでしょうか?

中には「2月初旬までなら許容範囲では?」とか「3月に送別会と一緒にやっちゃう」なんて声も!
ただ「新年会」というネーミングだけあって、やはり気分は1月中に開きたいですよね~。

そうは言ってもお店の予約が取れなければ出来ません。
新年会の予約は人気日から席が埋まっていくものです。
特に仕事始めの日や1月の第1目の週末は、12月初めに予約でいっぱいになってしまうことも!

「予約が取れないから仕方なく2月に新年会をした」
なんて声があるのも頷けます。
では予約はいつまでに取るのが最適なのでしょうか?

新年会の予約はいつまでに取ればいいの?

新年会の予約はいつまでにする?
大抵のお店は早いところで11月下旬から、通常でも12月初旬から新年会の予約を受け付け始めています。
12月初旬までなら、新年会の予約が取れない!なんてことは可能性として低いはず。
決まった日にちが発生する場合は少なくとも「1カ月前」に動き始めるのが懸命です。

会社の恒例として「仕事始め日の夕方から新年会を開く」なんて暗黙の了解があれば、自然と日にちが決まってしまいますね。
日にちが決まっている場合は早いに越したことはありません。日程が決まり次第すぐに予約連絡してしまいましょう。

また新年会に限らず、コース料理を予約する場合は「2日前までに要予約」と注意書きしているお店が大半です。
中には「当日でもOK!」なんてお店もありますが、それでも電話してから行くのがベスト!不測の事態を防ぐことができます。

今は新年会のお店予約もネットでカンタンにできるようになりました。
気軽に「ぽちっ」と、空いてる時間に予約できるのは本当に便利ですね。
その一方で、予約トラブルに巻き込まれているなんて相談があることも事実です。便利だからこその注意点とは?

注意!新年会ネット予約の落とし穴

宴会などの幹事を務めたことがある方なら、一度は「グルメ系口コミ・予約サイト」をリサーチしたことがあるのでは?
実際に利用した方の口コミもチェックできますし、そのままオンライン予約もできて、料金まで割引される。
しかもポイントまで!とあればメリットばかり!

ただ、便利になったからこそのトラブルも発生しているようです。
たとえば、編集部の経験ですが、「個室」と表示されていたから予約して行ってみたら、ただパーテーションで仕切られた「半個室」でした。。

このほかにも「キャンセル料の支払い」トラブルについて、ネット上にも多くの相談が寄せられています。
なかなか解決しないケースでは各都道府県の消費者センターに相談した、なんてことも。
一体、何がトラブルの元となったのでしょうか?

宴会予約のトラブルで一番多いのが「キャンセル料の請求」

「新年会をキャンセルしたら、キャンセル料を請求された」

トラブルで一番多いのが「キャンセル料の請求」にまつわる問題です。
「8日前にキャンセルしたのに費用の30%を請求された」
「事前に電話でキャンセルしたのに、当日になってそんな電話もらってない!と憤慨され、キャンセル料として宴会費用の100%を請求された」

なんてトラブルまで。

では宴会のキャンセルはいつまでなら許されるのでしょうか?
その答えは「お店によって規定が変わるので、一概には言えない」のです。
実は「キャンセル料の規定」に関して、具体的な%は何も定められてはいません。
決まっていないのです。
つまり、お店に任せられているのが現状なのです。

必ずチェックして!キャンセル料発生日!

新年会に限らずネットでお店を予約する際、画面に「キャンセル料」に関する記載が表示されることも少なくありません。
可能な限り、くまなくチェックするように心がけましょう。
キャンセル料に関して、お店の記載を調べてみましたが、本当にお店によってまちまちなのです。

「2日前のキャンセルで10%、前日のキャンセルは30%、当日の正午までなら50%、当日正午過ぎ、もしくは連絡なしでのキャンセルは100%、キャンセル料が発生します」
「2日前~前日までのキャンセルで20%、当日、事前に電話連絡があれば30%、連絡なしは100%のキャンセル料が発生」

このため、ネットでの予約時は必ず「キャンセル料」にまつわる表示を探すか、それでも分からないければお手数でも電話をして直接確認するのが懸命です!

新年会をスムーズに予約するためのQ&A

新年会予約のやり方質問集
新年会の予約のやり方がわからない人のために、ここで詳しく「新年会を予約するためのQ&A」をご紹介します。

大人数はネット予約できるか?

大広間や広い個室を完備しているお店であれば、ネット予約も可能です。
参加人数を選択するボタンに、20名以上の選択肢を設けているお店もあります。
予約する際にこのボタンで可能な人数をチェックしてみましょう。
もしも画面上に10名以上の表示が出てこない場合、「10名以上の予約は電話してください」ということになります。
この場合は電話予約をチョイスしてください。

予約時に会社名を伝えるべきか?

社内に、予約しようとしているお店の常連さんが多い場合はぜひ伝えた方がいいでしょう。

ただ、新年会で何かしらの粗相をやらかしてしまい、店側に迷惑をかけた…なんて場合、「今後一切、○○会社の予約は取らない!!」なんてことになりかねません(実際にそう憤っている店主の声を聞いたことがあります…)。
社名を名乗るとは、責任もはらんでいるということをどうかお忘れなく!

予約時に伝えること&確認すべきことは?

予約する際、お店側からは「幹事、もしくは代表者の名前」と「連絡のつく電話 or 携帯番号」を聞かれます。
お店によっては前日に必ず連絡してきて、人数の最終確認をすることもあるからです。

また予約時はこちらからも「万が一、参加人数に変更があった場合はいつまでならOKか?」や「キャンセル料が発生するのは何日前から?」など、必ず確認するようにしましょう。
前述の通り、トラブルを回避するためです。

この時、忘れてならないことがもうひとつ!
電話を受けてくれたお店の方の名前を聞いておくこと。

「今、電話口で対応いただいている方のお名前を聞いてもいいですか?」と告げましょう!
キャンセルや参加人数の変更があった場合、電話で言った、聞いてない、なんてトラブルを防ぐためです。
「そちらの○○さんに電話で伝えました」と言えた方が強みとなります。

新年会は何時間くらいを想定するべきか?

今は新年会として「飲み放題プラス食事」コースを選択する人がほとんどなんだとか。
「飲み放題」となるとその店によって2時間であったり、長くて3時間と定められていることがほとんどです。
新年会も1次会はこの時間内で済ませ、あとは2次会に流れ込みましょう。

新年会は始めよければ終わりよし!

新たな一年の始まりを飾るに相応しい新年会を開きたいものですね。

そのためにも予約は年内に!必ずお店は押さえておきましょう!
年明けに焦ってバタバタ、なんてことにもなりません。

「始めよければ終わりよし」なんていいますよね。
ぜひ幸先の良い一年を迎えられますように。幹事さんのご活躍をお祈りしております。

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