社員旅行の出欠確認とバスの座席、部屋割りのやり方

今回は参加者を確定するための出欠確認に次いで、ホテルの部屋割り、バスの席決めに取り組んでいきましょう。
いよいよ幹事としての準備も終盤となりました。社員旅行まであと少し、一緒に頑張りましょう！

まずは社員旅行の出欠を確定させよう

社員旅行の案内状へのレスポンスの結果、参加者の最終確定を出すことになります。
旅行会社が定める期日までに最終の参加人数を伝えなければならないので、幹事は余裕をもって最終人数を確定させるように心がけましょう。

出欠の確認はいつまでにすればいい？

旅行会社が示す人数確定の「最終期限日」までに社員旅行の出欠確認をする必要があります。
社員旅行の案内状で、出欠確認の旨を社員に伝えましたが、すぐに返信が返ってこなかったり、締切りギリギリで「やっぱり行かない！」なんてこともあるあるです…。
そのため、旅行会社の期限よりも「1週間」ほど前を締め切りにして出欠確認をしておくのがおすすめ。

基本的に旅行会社の最終期限日は、移動手段となる新幹線や飛行機の申し込み締め切り日より前に設定されています。
新幹線の団体申し込み締め切り日は「乗車日の14日前まで」、飛行機は各航空会社によって異なりますが、概ね「2週間前～7日前まで」になります。
この締め切りに基づいて、その期限までに参加人数を確定させるよう、幹事にお願いしているのです。

いずれも確定後の人数変更はキャンセル料などの手数料が伴う可能性があります。
期日までに人数を確定する際はくれぐれも慎重に確認作業を行いましょう。

バスにも上座がある！？社員旅行の「バスの座席」の決め方

社員旅行でバスに乗る場合は、事前に「バスの座席」を決めましょう。
基本的なバス座席の決め方は、席のランクごとに割り振る方法。

大型バスの場合、「上座」扱いの席が存在していることを知っていましたか？
バスの上座は「運転席側の前部のシート」となります。
そして、バスのシートが3列構成の場合は、真ん中のシートは「下座」扱いとなります。

一応、このように上座・下座は存在してはいますが、バスといえば盛り上がるのは、やっぱり後方座席。
「一番後ろの横一列に並べるシート」に座りたい！と思う方が多いのも事実です。
もし上司がそちらを希望したら、そのようにしましょう。

この他のシートを割り振る際、不公平感がないようにくじ引きにするもよし、もしも何らかの事情を組まなければならない社員がいるのであれば「部署ごとに」という括りでも公平感があっていいかと思います。

乗り物酔いしやすい方は窓側や前の方の座席にしてあげましょう。

ただ、社員旅行ではいつも職場で交流のない部署の人と隣同士に座ったからこそ育まれるコミュニケーションもあります。
「くじ引き」での席決めするのも楽しいのではないでしょうか♪

ちなみに、幹事や添乗員が座る席は「左側の最前列シート」となります。

社員旅行の部屋割り決め方の基本

部屋割りを決める前に、ホテルの部屋数と一部屋の収容人数を、早めに旅行会社からもらっておく必要があります。

社員旅行の部屋割りで注意したいポイントは2つ！
「部屋のランク」「同僚同士の相部屋の振り分け」です。

■ 上司の部屋はランクで決める

ホテルの部屋にもランクはあります。
フロアのエレベーターや階段から一番遠い、奥にある部屋が上級とされています。

ですが今はホテルのデザイン上、この定義は当てはまらない場合もありますので、旅行会社を通して、どの部屋が上級にあたるのか？事前に確認しましょう！

社長や上司に割り当てるのは、もちろん上級の部屋。
この際、部屋の判断基準があいまいとなる場合にはこの項目で決断するのがおすすめ！

• 宿泊料金の高い順
• 部屋の広さやベッドの大きさ

■ 同僚同士の相部屋の振り分け方法

社員旅行の部屋割りで、相部屋になることも十分あります。
その時に気を遣うのが「部屋のランク」「振り分け方法」ですよね。

悩むのが「同期＝同僚同士」の部屋割りをどうランクづけるか？

同じ造りの部屋にするか、どうしても部屋数が足りなくて優劣がついてしまう場合には「部署ごとに」部屋割りをする、など基本的なルールを自分で設定して、「部署ごとに割り振りました」など明記しておきましょう。
適当に割り振ったのではないこと、優劣をつけていない事を社員のみんなにわかってもらえます。

また相部屋の振り分け方法は、男女という組み合わせはご法度です。
同期社員同士というのがもっとも振り分けしやすいですが、日ごろの相性も考えて割り振ります。
普段職場で「あの人とあの人は仲がいいな」という情報はキャッチできると思うので、配慮してあげればもめごとも少なく済みますよ。

場合によっては「簡易ベッド」を設けて2人部屋を3人部屋に変更することも。
簡易ベットには新入社員、もしくは入社年次の若い方から当てていきましょう。

■ 幹事の部屋割り

最後に、幹事の部屋ですが、事情があって誰かが簡易ベッド、もしくはランク下位の部屋しか残っていなかったという場合には、その部屋に泊まるようにしましょう。
「一番大変な役回りなんだから！」という気持ちもわかりますが、上級の部屋を割り当てないように！社員の不満のもとを作ってしまいます。

少し手間はかかりますが、揉め事なく社員旅行の部屋割りを決めるには、部屋割りの希望を社員に聞いておくのもおすすめ。
喫煙禁煙や、同じチーム同士がいいなど、社員に聞いてみましょう。

部屋割りがきまったら、部屋割り表を作って社員に渡しましょう。
部屋割り表の項目は、部屋番号・メンバーの名前、入手できればホテルや旅館の館内図があるとGOOD！
メンバーの名前は、役職順でいいでしょう。

社員旅行の部屋割りで不安があれば、旅行会社に相談を！

幹事として、ここまで力を尽くしてきました！社員旅行への参加者を確定できたら、旅行当日がいよいよ迫ってきます。
楽しみより、ドキドキの方が強いでしょうか？

何か心配なことがあれば、すぐに旅行会社に相談するようにしましょう！即座に対応してもらえます。
楽しい社員旅行となりますように、「社員旅行net」は幹事さんを全力でサポートしてまいります。

• 社員旅行を盛り上げる幹事のコツ
• 第1回：社員旅行の幹事になったら、まずは全体の流れを把握する
• 第2回：社員旅行の準備！社内にアンケートの作り方
• 第3回：社員旅行の行き先はどう決める？社会人が選ぶ行き先ランキング
• 第4回：社員旅行の予算は3万円以下が人気。みんなの予算と日程を徹底調査！
• 第5回：社員旅行が決まったら「案内状」を出そう！基本の書き方から文例まで解説！
• 第6回：社員旅行の出欠確認とバスの座席、部屋割りのやり方
• 第7回：社員旅行のメイン？宴会の司会方法
• 第8回：社員旅行当日の幹事の仕事は？バスレクや当日の挨拶方法
• 第9回：旅行後もまだ気が抜けない！社員旅行の報告書は必要？

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