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旅行会社と契約後、急きょキャンセルになったら?

キャンセルは突然、やってくる!

社員旅行・職場旅行の幹事さん。お疲れ様です!

初めての幹事だとすると、さまざまな気苦労があることと思います。

さて、社長から社員旅行の企画を任され、
たくさんの社内調整やネゴシエーションを乗り越えた末、
やっとたどり着いたプラン決定!

旅行会社との契約も済み、
まさにほっとしていたその矢先・・・・!!

諸事情により
「今年の社員旅行はキャンセルね」
社長から言われてしまった・・・。

な、な、なんとーーー!

な、な、なんとーーー!

やっとここまできたのにぃぃいいいいい!!!

と、嘆いているヒマもなく、
まだ、キャンセル料がかからない時期だからと急いで旅行会社に連絡。

ところが

「企画料はいただきます」

えっ?? 何それ???
聞いてないよーーー!!

そうなんです。

団体旅行(人数の多い社員旅行や職場旅行など)の場合、
ひとつひとつがオーダーメイド。
旅行会社との契約形態は「受注型企画旅行」というものになります。

今回はこの「受注型企画旅行」についてご紹介していきましょう!

自分で手配する?旅行会社に頼む?

皆さんが個人で旅行に行く場合。

自分ですべて手配して行くって人が最近は増えていると思います。

宿もチケットもネットを使えば簡単に手配できます。
その方が安いし、団体でぞろぞろ移動しなくてもいいしね。

もっとも、宿と乗り物だけをセットし、
現地での過ごし方はすべてフリーといういわゆる「スケルトン」タイプ
たくさんあるので、団体割引きの恩恵を受けながら、
自由に旅するというのも便利です。

このように乗り物や宿の手配だけ旅行会社に肩代わりしてもらう旅行形態を
「手配旅行」といいます。

この場合、キャンセルした場合、
宿・乗り物の取り消し料金が発生しない時期であっても、
旅行会社へは「取り消し手数料」を支払うことになります。

宿や乗り物の予約をとるために、
旅行会社の人が電話をかけたり、チケット等を発券したりと
さまざまな目に見えない経費がかかっています。

仕方ないですね。

会社や職場の旅行であっても、幹事さんが自分でぜーんぶ手配する!

っていう人もいるようですが、正直、大変です・・・。

パッケージツアー(募集型企画旅行)と受注型企画旅行の違いって?

自分でいろいろ考えるのが面倒。
そこそこ魅力的な内容で、リーズナブルに行ける。
という点で、パッケージツアーも根強いものがあります。

行き先、立寄り先、食事場所、宿、乗り物など
ぜーんぶまとめて旅行会社の方で企画・手配し、
参加する人を募集して催行するもので「募集型企画旅行」といいます。

この場合、キャンセルした場合、
取り消し料が発生する前なら特に費用負担はありません。

というのも、パッケージツアー料金にプランの企画料なども
含めた値段で設定してあるからです。

ただし、このパッケージツアー。
あくまでも個人のお客様を対象としているので、
10名、15名以上のグループ・団体となると「空き」がないことがあります。
このため、必ずしも利用できるわけではありません。

大人数の場合は、「受注型企画旅行」という契約形態で、
希望や条件に合わせてゼロから企画を組み立てる
いわゆるオーダーメイドプランになります。

「受注型企画旅行」として旅行会社と契約する際、
「企画書面」というのを提示されます。

その中で旅行代金の内訳として企画に関する取扱い料金(企画料金)を
明示されているかどうかを確認
しましょう。

明示されているようであれば、
キャンセル料がかかる前の取り消しであっても、
その金額は旅行会社に支払わなければなりません。

契約の際、その内容をきちんと確認することも大事ですね!

自分で手配と旅行会社にお願い、どちらがいいの?

苦労のすべてを背負い、自分で全部手配するか。
旅行会社に面倒なことを肩代わりしてもらうか・・・。

いったい、どちらが得なの?

まあ、幹事さんの立場としては、
自分が楽な方がいいよね~。

お金の面でみれば、自分ですべてがいいように思えますが、
本当にそうなの?

というのも、旅行会社にお願いした場合、
いわゆる手配旅行(宿や乗り物の予約、チケットの購入のみ)の場合は、
幹事さんが自分で手配したものとさほど変わらないです。

宿の予約をしたはずなのに、いってみたら満室でしたー(宿側のダブルブッキングなど)
なんてことがあっても、旅行会社は別の宿を探してくれるわけではありません。

なので、旅行会社にお願いするなら「受注型企画旅行」、
つまり、オーダーメイドプランをお願いしましょう。

この場合、希望や条件にあう宿を探してくれます。

でもって「旅程管理」というのをしてくれますので、
旅行中、宿の都合で泊まれなかった!
(スプリンクラーが誤作動して部屋が水浸しで泊まる部屋がない・・・なんて場合)
ということがあったら、旅行会社の方で他の宿を手配してくれたりします。

また「特別補償」というのがあるので、
旅行中に事故に会い、怪我をした場合に補償金などが支払われることも!

詳しくは旅行会社の「旅行業約款」に提示されているので、
ぜひ、目を通してみましょう!

個人とは違い、団体で行動する旅行の場合、
何かあった場合のサポートって大切!

家族なら「ごめん!」で済みますが、
企業や職場の場合、幹事さんの重圧は相当なもの・・・。
万が一の場合の安心として旅行会社をうまく活用しましょう。

そして契約の際、キャンセル時にかかる費用についてしっかり確認し、
社内の稟議を通しておきましょう!

旅行会社にまとめてプランと見積りを取り寄せよう!

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